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開発者が実践している、タスクペディアの使い方を紹介します。(週次レビュー編)

2018-08-04 2018-09-24

タスクペディアをいつも使ってくださっている皆様、ありがとうございます！

タスクペディア（クラウド版）の開発をしている、さがっとです。

タスクペディアをリリースしてから、３ヶ月程経つので、そろそろタスクペディアの基本である、「頭の中のタスクを全て書き出す」「書き出したタスクを分解する」という操作には慣れて来た頃ではないでしょうか？

（基本操作は、タスクペディアの公式サイトに、わかりやすい(?)説明がありますのでそちらをご覧ください。笑）

今回は、書き出したタスクやサブタスクを確実に実行に移していくため、僕が実践している運用方法について説明したいと思います！

タスク管理ツールの使い分け

ちなみに、僕が普段使っているタスク管理ツールは5つで、以下のような使い分けをしています。

■ 予定を立てる
googleカレンダー ＋ タスクペディア

■ リマインダー&タスク実行記録
たすくま

■ 日記&メモ&レビュー
PostEver2 + EverNote

今回は、タスクペディアの使い方説明なので、この「予定を立てる」部分についてご紹介します。

タスクペディアを使って一週間の予定を立てる

僕の場合、

毎週日曜日に一週間分の予定を立てていて、コレを「週次レビュー」と呼んでいます。

週次レビューは、タスクペディアのメンテナンスにもなるので、「いつまで立っても着手できないタスク」の断捨離も、ついでにやっちゃいます。

まず、タスクペディアには週次レビューの全工程を、サブタスクとして登録しておきます。

こうすることで、「週次レビューって何をするんだっけ？」と迷う事がなくなります。

リストは以下の通りとなっていて、個人的には以下の流れでやると一週間、心穏やかに過ごすための準備が整うんじゃないかなーと思っています。

１．一週間の流れを決める

まずは、通勤方法や、家事など、ルーチン系の作業の予定を、googleカレンダーを使って入れておきます。

普段は、6:30起きで、8時ぐらいまで、弁当作りや、身支度、ゴミ捨て、軽い体操などをしています。

なので、8時から仕事が始まる時間までの間は「やりたい事・やるべき事」に時間を割くことができます。また、自転車通勤以外の日は、極力空いているルートで通勤するのですが、その場合は３０分は確実に座れるのでその時間も作業時間として確保できます。

なので、今週は、

• 月曜：電車30分
• 火曜：8:00~9:30＋電車30分
• 木曜：8:00~9:00
• 金曜：9:00~11:00

の合計、5時間程は作業時間を確保できるということが分かりました。

なお、仕事にかかる時間は、仕事系のカテゴリーでフィルタリングした状態で「ブックマーク（お気に入り）」に登録しておき、すぐに見積もれるようにしておきます。

フィルタリングした状態でお気に入り登録できるのは結構、便利な機能だと思うので活用していただきたいっ！↓

※注意

週次レビュー中に、仕事のタスクの細分化をすると、時間がかかってしまうので、週次レビュー中にやるのはおすすめしません・・・。

仕事の予定は勤務時間中に立てるようにしましょうー。

でも、案件が燃えている時はしょうがないので、土曜日とか、週次レビューの前にやっておきます。

ちなみに、買物リストも、タスクペディアにメモしてあるので、買う日にちが決まったら、念の為、日付の登録をしておきます。

２．やりたい事・やるべき事を決める

次に、やりたい事、やるべき事(先延ばししているタスクとか)をいつやるか決めます。

やる時間に合わせて、1で決めた予定を微調整します。

やりたい事・やるべき事は、タスクペディアで「active」というカテゴリーを作り、管理しています。

日にちが経って、「ああ・・。このタスクはもういいや」となったタスクは削除し、「２ヶ月後また考えよう」みたいなタスクはactiveから、元のカテゴリーに戻します。

※activeのタスクの分解作業も、時間がかかってしまうため、週次レビューでは行いません。個人的に週次レビューは長くても、30分程で終わらせないと、グダグダになる感覚があります。

どうしても気になる場合は、「タスクを分解する」というサブタスクを作って、分解する日を決めておきます。

コレで、来週の予定が大体決まりました。

３．余裕があったらやる事を決める

３−１．まず、先週やり残してしまった週次ルーチンや、月次ルーチンの再確認をします。

なんと、今月の予算をまだ立てていなかったので、金曜日の夕方にできたらやるか・・。ぐらいのテンションで、googleカレンダーにメモしておきます。

３−２．次に、activeカテゴリーではないタスクをざっと眺めて、activeにすべきタスクは移動したり、要らないタスクは削除したり、文言を変更したりします。

activeではないカテゴリー↓

activeでないカテゴリーのタスクは、ほとんどアイディアみたいなもので、「いつかできたらいいなぁ〜」とか、「いつかやりたいタイミングが来そうだからメモしておこう」といったものが多いです。

４．レビュー&５．後処理

さて、来週の予定も決まったところで、先週の振り返りを行います。

「Evernoteを開いて週次レポートを書く」というタスクなのですが、こちらは、タスクペディアを全く使わないので今回は割愛します。

作業時間はだいたい５分ぐらいで済ませる感じです。

後処理の「LINEノート書く 」は、家族宛に今週の予定をLINEのノート機能で送るタスクです。（夕飯いるとか、外出予定と外出の目的とか）

こういった後処理を怠ると、折角タスク管理を頑張っていても、家族からの心証が悪くなってしまうので、注意しましょうね。笑

重要なのは、他人の予定に組み込まれる前に、自分の予定を決めておくこと。です。

もちろん、他人からの予定の打診が合った場合は、その都度真摯に対応します。

最後に、「週次レビュー」タスクの締め切りを来週の日曜日に変更して締めます。

こんな感じで、僕は、タスクペディアを使っています。

タスクペディアの、「頭のタスクをすべて書き出す」「書き出したタスクを分解する」という基本操作を覚えた後、良かったら試してみてくださいね。

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